Todas las administraciones ofrecen lo mismo, ¿o no?
Seleccionar un Administrador es una de las decisiones más importantes para un Condominio. Una buena administración permite que la vida en el Condominio sea adecuada, confortable y segura, y que además las propiedades mantengan su valor o lo aumenten. Una mala administración complicará los conflictos, hará inseguro el lugar y sin duda esto afectará el valor de su inversión.
Lo primero que demos conocer es qué tipo de deberes tendrá la administración. Muchas malas elecciones surgen de desconocer el alcance de los deberes y de pretender que la administración cubra áreas que no le corresponden.
Uno de los deberes primordiales de una administración es resolver conflictos y necesidades comunes. Una administración debe saber resistir presiones de infractores del Reglamento que se disfrazarán de víctimas, de inquilinos que alegan derechos de los que carecen y lograr colaboración de propietarios muchas veces ausentes. Una administración que sea reticente a los conflictos o peor, que no sepa manejarlos será muy seguramente más una complicación que una solución.
La segunda área esencial es el manejo de los recursos comunes. La racionalización del gasto no es la eliminación del gasto. Una inversión escasa sale a la larga más caro para todos. Poder asignar recursos de la mejor forma, encontrar fuentes alternativas de generación, y sobre todo, contener los gastos es una capacidad básica.
Hay otras habilidades necesarias como liderazgo, autoridad, sentido común y desapasionamiento. Comprender que ejercer el poder e impartir justicia interna es una labor a veces ingrata pero que siempre debe ser objetiva e imparcial.
Una administración debe disponer de asistencia legal, contable, y técnica en diversas áreas competente. Las administraciones deben resistir la tentación de pretender saber de todo. La profesionalización, sin embargo, es esencial.
La administración del condominio demanda conocimientos básicos legales, contables, financieros y de gestión de recursos, de mantenimiento de inmuebles y maquinaria básica, así como de resolución de conflictos.
La administración debe poder tener esas competencias y habilidades para ser una verdadera guía en el futuro del condominio. Muchos errores y pérdidas económicas pueden evitarse si la administración tiene estas competencias básicas.
Con esto claro es que puede salir a buscarse al mercado ofertas.
Si se solicitan ofertas sin analizar estos elementos, podrá verse que son muy similares y por eso se genera la idea de que todas las administraciones ofrecen lo mismo.
Sin embargo, cuando se analizan cada uno de estos elementos y se solicita a los oferentes que prueben sus capacidades y trayectoria es el momento en que empieza a verse el valor que cada una podría agregar.
La contratación debe respaldarse por medio de un contrato, ya sea de índole laboral o comercial pero que debe guardar las virtudes un buen contrato: sencillo, claro y seguro.
En un buen contrato debe contemplar al menos las partes y sus atestados o antecedentes, es decir, por qué han decidido contratar. Debe incluirse una clara descripción de las labores o servicios, lo suficientemente precisa como para comprenderlas, pero no tanto como para no poder hacer cambios según las circunstancias lo ameriten. Las obligaciones económicas y de otra índole (en tiempo, contraprestaciones de servicios adicionales, canjes, etc.) deben incluirse. Todo esto puede mejorarse con reportes y sistemas de control que aseguren el cumplimiento de las obligaciones a tiempo. Finalmente deberá haber dos elementos que a veces están ausentes: las consecuencias de deficiencias en el servicio o de demoras en el cumplimiento de las obligaciones y la forma de terminación del contrato. No es correcto, ni necesario ni conveniente que cualquier falla tenga como consecuencia la terminación del contrato. De igual forma, la terminación no puede ser tan abierta como para que permita una irresponsabilidad en el contrato, ni tan cerrada como para que obligue a continuar con un servicio o un cliente que no se desea.
Finalmente, si hubiera que cambiar de proveedor, un consejo para ambas partes: Aseguren su sucesor antes de pactar el cambio.
Lic. Ignacio Alfaro Marín
Abogado especialista en condominios y propiedad horizontal
Doctor Condominio
Costa Rica
