Acabas de ser electo como administrador de un condominio, ¡Felicidades! ¿y ahora qué sigue?…
Cuando en un condominio los residentes seleccionan un nuevo administrador el periodo ideal de entrega de la información por parte de la antigua administración al nuevo administrador es de 15 días.
En la mayoría de las veces este número de días se incrementa ya que depende de la cantidad de información generada en el transcurso de los años por las administraciones anteriores y de los procesos que se utilicen para la entrega-recepción de la misma.
Mientras se da la entrega y para que tus nuevos residentes de inmediato tengan una buena percepción de tu trabajo, lo recomendable es tener un plan de trabajo al comenzar en un nuevo proyecto.
A continuación encontrarás algunos puntos que te recomiendo tomar en cuenta dentro de tu plan de trabajo:
Durante el proceso de entrega-recepción,
- Evalúa las consignas vigentes del personal de conserjería o seguridad. Aquellas consignas que tengan oportunidad de mejora o que haya que cambiar se las haremos saber al Comité de Vigilancia para su aprobación a través de la Carpeta de Consignas. Para poder cumplir con este punto lo recomendable es convocar a una pequeña reunión con todo el personal de conserjería y seguridad para conocerse y dar una pequeña presentación de tu modo de trabajo.
- Revisa los trabajos que realiza el personal en las áreas de limpieza, mantenimiento, jardinería, y demás áreas. Determina las rutinas diarias y sus alcances, discútelas con el Comité de Vigilancia. Por último plasma las actividades y rutinas que hayas acordado con el Comité en un Reglamento Interno de Trabajo y dalo a conocer a todo el personal
- De ser necesario apertura una nueva cuenta de cheques con firmas mancomunadas a nombre de los miembros del Comité de Vigilancia para que las aportaciones de los condóminos se depositen en ella.
- Atiende de inmediato las necesidades en cuanto a limpieza, mantenimiento, jardinería, entre otras que tengan que ver con las condiciones de estética, funcionalidad y seguridad del condominio.
- Pon a disposición de los residentes un correo electrónico y/o un portal web como Vivook dónde los residentes te puedan dar a conocer y tú des seguimiento a sus sugerencias, quejas y comentarios, puedes hacer una pequeña encuesta para saber las principales quejas en cuanto a los servicios.
- Elabora un informe detallado sobre la situación que guardan las instalaciones, equipos y áreas comunes del condominio. Este informe debe ser presentado al Comité de Vigilancia y posteriormente a los demás condóminos.
- Determina cuales son los trabajos por realizar y su prioridad. Cotiza su ejecución con al menos tres alternativas para evaluarlas con el Comité de Vigilancia.
- Realiza un análisis del Reglamento Interno del Condominio para determinar su vigencia. En caso de que requiera ser actualizado, actualízalo y preséntalo al Comité de Vigilancia para su evaluación o en su caso su aprobación.
- Efectúa la revisión y evaluación del estado que guarda cada uno de los expedientes recibidos de la administración saliente, elabora la correspondiente acta de entrega-recepción con sus respectivas observaciones y dala a conocer al Comité de Vigilancia
Una vez concluido el proceso de entrega-recepción:
- Realiza una revisión minuciosa de los estados de cuenta de cada una de las viviendas. Realiza un plan de acción con aquellas que tienen pagos pendientes de realizar para su regularización. Te recomendamos buscar una estrategia donde el objetivo sea que tus condóminos paguen, los convenios conciliatorios son muy útiles en estos casos.
- Evalúa la certeza de los registros y reportes contables de los últimos cinco años. Genera un documento donde informes al Comité de Vigilancia sobre los resultados y conclusiones de esta evaluación.
- Una vez que todo lo recibido tenga tu visto bueno así como el visto bueno del Comité de Vigilancia. Convoca a una Asamblea General de Condóminos para informar sobre la entrega-recepción de la administración del condominio.
- Si en la Asamblea General de Condóminos se determina crear una Asociación Civil, deberás tramitar ante algún Notario Público la constitución de la Asociación Civil de los condóminos.
- Una vez creada la Asociación Civil se gestionará su alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
- En caso de crear la A. C. debes imprimir los nuevos recibos para las aportaciones de los condóminos o facturar los ingresos a nombre de ésta.
- Debe abrirse una nueva cuenta de cheques a nombre de la Asociación Civil para que las aportaciones de los condóminos se depositen en ella.
- En caso de que el condominio contara previamente con una cuenta bancaria, los fondos de ésta se deben traspasar a la nueva cuenta de cheques a nombre de la asociación. Inmediatamente después del traspaso de los fondos debes cancelar la cuenta antigua con la que administraban los recursos del condominio.
Y bien, ahora mucha paciencia y éxito
