Gestión de Cobranza
Indagando en los hechos o causas que producen la Morosidad, la administración del condominio pudiera establecer estrategias para el cobro de los Recibos vencidos o pendientes de pago, por parte de los propietarios. Para ello se pudieran trazar las siguientes acciones:
- La Cartelera Informativa del edificio
- Mensajes a los teléfonos celulares de los propietarios
- El Correo Electrónico
- La entrevista personal en la oficina del Condominio o de la empresa administradora
- La visita al inmueble del propietario
- La Carta de Cobranza
- Otros medios.
La Cartelera Informativa representa uno de los medios más universales de cobranza indirecta utilizado en los edificios, para aquellos propietarios que presentan retraso en el pago del Recibo de Condominio, y al ver publicada su información de demora en este medio público, buscan la manera de ponerse al día para no ser presa del escarnio, comentarios o chismes de sus vecinos. Este medio también sirve de información a la comunidad en general para enterarlos del nivel de morosidad que presenta el inmueble. Se recomienda en estos casos, por cuestiones de seguridad, colocar solamente la identificación del apartamento con la deuda correspondiente; no colocar nombres, porque nunca se sabe si hay personas desconocidas que están entrando al edificio.
La otra estrategia a tomar es el envío de manera muy cordial y respetuosa de mensajes de cobranza a los teléfonos celulares de los propietarios morosos. Por supuesto que para esto es necesario haber conformado previamente una base de datos con la información de todos los propietarios. Si es así, este medio puede ser de mucha utilidad para la gestión de cobranzas.
Al igual que el punto anterior, el correo electrónico también puede ser de mucha ayuda para recordarles a los propietarios demorados que deben ponerse al día con el pago del condominio. Inclusive se les puede describir cuáles son los recibos, con sus montos incluidos, que no han cancelado. También por este medio se debe conservar la cordialidad y el respeto para ejercer la cobranza.
Si en el edificio existe alguna oficina, la posibilidad de considerar una entrevista personal para indagar los motivos del atraso en los pagos de los gastos comunes, no vendría nada mal. Tal vez sea una situación en la que el comité de mediación o de vigilancia pudiera intervenir o apoyar al propietario demorado para ayudar a solventar el problema.
Si no existe una oficina de condominio en el edificio, debe evaluarse el hecho de programar una visita al apartamento o inmueble del propietario con la finalidad de indagar los motivos de su atraso, y que este vecino demorado sienta que el comité está pendiente de su caso, y preocupado por su retraso en los pagos. Es deber del administrador y/o comité establecer los convenios de cancelación de deuda necesarios para el rescate del dinero que tiene por pagar el condómino.
La Carta de Cobranza es una herramienta importantísima en la gestión de cobros, puesto que la misma comunica la inquietud y preocupación de la administración del condominio por la demora de la deuda del propietario. Su redacción puede variar dependiendo del grado de morosidad del vecino, la cual puede ir desde un simple recordatorio de pago hasta un aviso de demanda legal, en aquellos casos graves de atraso sin señales de pago. La redacción de la misma debe ser persuasiva, apelando a la conciencia del deudor, de recordarle la importancia de cumplir con los pagos de condominio (o gastos comunes); la finalidad de la elaboración y entrega de la misiva de cobro es lograr que la persona pague los Recibos atrasados; es decir, que se ponga al día con los pagos.
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