La elaboración del Proyecto de Presupuesto es una función del Administrador, quien deberá presentarlo para su estudio al Comité de Vigilancia o Mesa Directiva, una vez pre-aprobado será presentado a la Asamblea General de Condóminos.
La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este proyecto de presupuesto y servirá para fijar las “Cuotas de Administración y Mantenimiento”
Para empezar:
En el Presupuesto deben incluirse partidas o “Rubros” destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá el condominio. Estas partidas están relacionadas con la Administración, Funcionamiento del condominio, mantenimiento, entre otros y agrupan “rubros” como Contabilidad, Vigilancia, Limpieza, Mantenimiento, Servicios públicos, Suministros, etc. También es importante considerar un porcentaje de morosidad que bien puede ser ofensiva o circunstancial .
El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como “Costos Fijos”.
Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Luminarias, etc.) Reparaciones Varias, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son “Costos Variables”, y su cálculo es un algo más complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas del condominio, deterioro normal, vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el “Estado de Resultados” y en la “Ejecución Presupuestal”. Una vez que conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.
Consejos:
- No infle su presupuesto
En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades del condominio, algunos administradores (Incluyendo al Consejo o comité) pueden caer en el error de elaborar presupuestos “Inflados” o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de mantenimiento, y generan inconformismo entre los condóminos. Debe tenerse en cuenta que los condominios son entidades “Sin ánimo de Lucro” y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Teniendo el Fondo de Reserva puede usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como “Imprevistos”, que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.
- Tampoco es bueno quedarse corto
Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o “político”, podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará al condominio indefenso ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en el condominio, equipos y demás bienes, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y desprestigio para la administración.
En la siguiente publicación continuaré con algunos consejos más, recuerden que pueden dejarme cualquier duda o comentario, saludos
